Group 4 Securicor ile Dünya genelinde başarı elde edildi
Personel ve hizmet verilen proje sayısındaki artış sonrası, G4S hem operasyonel verimliliği artırmak hem de kurumsal performansı anlık ve güvenilir izleyebilmek için Pargesoft’a ve Microsoft Dynamics NAV’a güvendi.
Mevcut müşteri sayısı, hizmet gamı ve personeli artan güvenlik hizmetleri firması Group 4 Securicor (G4S) hem çalışanlarının görev aldıkları proje ve çalışma sürelerini takip etmekte, hem de dönem sonlarında çok detaylı hazırlanmış sözleşmelere uygun faturaların hazırlanması ve kontrolünde darboğazlar yaşıyordu. Tüm süreçlerini Microsoft Dynamics NAV’a taşıyan G4S, hem kendi iş süreçlerinde hem hizmet verdiği müşterilerinde verimliliği artırdı.
Ticari Durum
Türkiye operasyonuna 1990 yılında başlayan G4S, dördü Bölge Müdürlüğü olmak üzere yirmibir ofisle birlikte ülke çapında faaliyet göstermektedir. Halen 4500’ün üzerinde Güvenlik Elemanı ile 250’den fazla projede hizmet vermektedir. G4S tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de sadece Güvenlik kapsamına giren konularda hizmet vermektedir.
G4S’in hizmet konuları beş ana başlıkta toplanabilir:
• Elemanlı Güvenlik : Hizmet verilecek yerlerde yetkin personel ile can ve mal güvenliği sağlanır. Özellikle Banka, Perakende ve Endüstriyel tesisler üzerinde uzmanlaşılmıştır.
• Elektronik Güvenlik Sistemleri : Kapalı Devre Kamera Sistemleri, Kartlı Geçiş Sistemleri, Yangın Algılama ve İhbar Sistemleri, X-Ray Detektörleri ve Otomatik Bariyer Sistemleri gibi elektronik sistemlerin projelendirilmesi, malzeme tedariği, sahada montajları, devreye alınması, bakımı gibi süreçler yönetilmektedir.
• Güvenlik Danışmanlığı : Firmaların ya da özel konutların, güvenlik etkinliğinin ölçülmesi risk analizlerinin yapılması, Güvenlik Sistem ve Prosedürlerinin hazırlanması konularında danışmanlık hizmeti sunulmaktadır.
• Nakit Ve Değerli Eşya Taşımacılığı : Yüksek standarttaki zırhlı araçlar ve konusunda uzman personel ile Merkez Bankası Para Çekme ve Yatırma, Şubeler arası Nakit ve Değerli Eşya Nakli; ATM Cihazları için Para Yükleme; Mağaza ve Market tahsilâtları ve her türlü değerli eşya nakil hizmetleri verilmektedir.
• Mobil Devriye : G4S Kontrol odasına ve ya alarm merkezine bağlı tesislerde oluşan herhangi bir alarm durumunda, yerinde inceleme yapmak üzere her an hazır bulunan mobil devriyeler ile gerekli kontroller yapılmakta ve raporar sunulmaktadır.
Tüm bu hizmetleri yaklaşık 4500 personel ile gerçekleştiren G4S, her bir müşteri ile yapılan anlaşmaları proje olarak adlandırmakta ve proje karlılığını takip etmektedir. Bazı projeler - bankalarla yapılan tüm şubeleri içeren güvenlik anlaşmaları gibi- tüm Türkiye’ye yayılabilmektedir. Bu tür projelerde yeri geldiğinde bölge ya da şube bazında karlılık bile önemli hale gelmektedir. Ayrıca mevcut 4500 personel içinde yılda ortalama %10 sirkülasyon olmakta ya da projeler arasında personel geçişleri yaşanmaktadır. Maliyetin önemli bir ksımını oluşturan personel giderlerinin doğru takip edilmesinde zorluklar yaşatan bu durum, belli hassasiyetle takip edilemezse, proje muhasebesinin yanlış yapılmasına ve karlılık rakamlarını etkileyerek, üst yönetimin yanlış yönlendirilmesine neden olabilmektedir.
Aynı şekilde, belli projeler için yapılan yoğun demirbaş yatırımı ve bu demirbaşların amortismanı ve proje maliyetlendirmesine eklenmesi, karlılık açısından önem taşıyabilmektedir.
Tüm bu kritik bilgileri toplamakta ve analiz etmekte farklı çözümler deneyen, bazı muhasebe programlarının üzerine kendilerine özel program yazdıran G4S,
bu denemelerin çoğunda istediği noktaya gelinememesi üzerine, kapsamlı bir kurumsal kaynak planlaması programı arayışına girdi.
Çözüm
G4S Türkiye, arayışlarına, global yönetim merkezinin önerdiği, Hindistan’da Ramco yazılım evi tarafından G4S için özel geliştirilmiş çözümü inceleyerek işe başladı. Ancak Türkiye mevzuatını dikkate almayan bu çözüme Türkiye lokalizasyonunu eklemek ve orta vadede bunun desteğini istenen hızda ve kalitede almak risk oluşturdu. Özellikle maliyetlerin büyük kısmını oluşturan personel bordrosunun hesaplanması ve maliyetlendirilmesinin Türk kanunlarına göre hesaplanması ve karlılık hesaplamalarında kullanılması en önemli noktalardan biri olduğu için, orta vadede gerekli güncellemelerin istenen hız ve kalitede Türkiye’ye sunulaması büyük bir soru işareti oluşturdu.
Daha sonra dünyanın önde gelen yazılımlarından SAP ile görüşen G4S, ihtiyaçlarını ilgili ekiplere aktardı. Standart programlarının, kendi iş süreçlerine göre çalıştırılması ve ileride iş süreçlerindeki değişikliklerin hızlı bir şekilde yeniden programlanmasının çok kolay olmadığını gören G4S, aynı dönemde göreve başlayan Bilgi işlem Yöneticisi Sn. Bora Tür’ün önerisi ile Microsoft ile görüşmeye başladı. Microsoft tarafından hizmet sektöründe uzmanlaşan Microsoft Dynamics NAV (Navision) iş ortağı Pargesoft’a yönlendirilen G4S, görüşülen her firmadan istenen prototip hakkında bilgilendirme yaptı. Diğer görüşülen firmaların 4-6 ayda ortaya çıkartabildikleri prototipin Pargesoft ile iki haftada ortaya çıkmasından çok etkilenen G4S, kendileri için en önemli kriter olan “geliştirme kapasitesi” açısından Microsoft Dynamics NAV’nin en yetenekli yazılım olduğunu gördü. Diğer önemli bir kriterde birlikte çalışılacak ekip ile uyumdu. Bu kriterde de Pargesoft ekibinin tecrübeli kadrosu gerekli güvenceyi verdi. Diğer kriterleri de ekleyerek bir karşılaştırma cetveli yapan G4S, Pargesoft ile çalışmaya karar verdi.
Sn. Tür, Pargesoft ile yapılan sözleşmede, ortaya çıkacak çözümün dünya üzerindeki tüm G4S şirketlerinde kullanılabilecek şekilde tasarladıklarını belirterek, tüm çalışmaları bu bakış açısı ile gerçekleştirdiklerini belirtmekte. Sn. Tür yapılan seçim çalışmaları ve sözleşme içeriğinin, G4S Merkezi tarafından tüm dünya genelinde yapılan en başarılı yazılım seçim çalışması ve en etkin sözleşme yönetimi seçildiğini ve diğer ülkelere örnek gösterildiğini de sözlerine eklemekte.
Sözleşme aşamasından sonra çalışmalara başlayan ekipler, projeyi fazlara bölerek yönettiler. 6 aylık ilk fazda, muhasebe ve yönetim açısından olmazsa olmaz modül ve geliştirmeler devreye alındı. İkinci fazda CRM, üçüncü fazda ise iş zekası ve iş ortakları yönetimininin devreye alınması planlandı. İkinci faz biterken, iş zekasının da bazı bölümleri öne alınarak devreye alınmasına karar verildi. Bu sayede kullanıcılar İş Zekası uygulamaları ile elde edebilecekleri faydaları görerek 3.faz sırasında daha kompleks analizler isteyebilecekler. 3. Fazda devreye alınacak diğer önemli bir bileşende Mobil Uygulamalar olacak.
Faydalar
Operasyonel Verimlilik
Microsoft Dynamics NAV ile tüm süreçleri tek bir platformdan yönetmeye başlayan G4S, tüm Türkiye’ye yayılmış olan hizmet birimlerinin muhasebe, bordro, çizelgeleme, kontrat yönetimi, kontrat dönemleri yönetimi, hakediş hazırlama ve onaylama, faturalama ve proje maliyetlendirmesini tek bir uygulamadan yapmasını sağlayarak, büyük bir oeprasyonel verimlilik elde etti. Eskiden farklı yerleden gelen bilgileri farklı uygulamalarda derleyip, farklı özet raporlar ile işlerini yönetmeye çalışan ekipler, artık sadece Microsoft Dynamics NAV’dan, kendileri için oluşturulan ekranlar üzerinden tüm işlerini görmekte.
Örneğin banka şube ve ATM’leri arasında para taşımacılığı yapan ekipler, tüm müşteri isteklerini ve sistem tarafından otomatik hazırlanan çizelge sonuçlarını Microsoft Dynamics NAV’dan görmekte. Otomatik yaratılan transfer emirlerine göre personel ve araç yönetimi gerçekleştirilmekte. Eskiden taleplerin toplanması, çizelgelenmesi ve ekiplere iletilmesi için geçen süreden tasarruf edilmiş durumda. Ekiplere iletilen transfer emileri daha sonrasında mevcut 140 araçtan gelen çıkış noktası ve saati, varış noktası ve saati gibi bilgilerle beslenerek, hakedişlerin otomatik hesaplanması ve faturalanmasını sağlamakta. Ayrıca, müşterilerin gün içinde değişiklik istekleri de anında mobil cihazlara iletilerek herhangi bir yanlış yönlendirmenin yapılması engellenmekte.
Yapılan hesaplamalara göre sadece güvenlik biriminde yıllık 250 adam/günlük zaman tasarruf edilmiş durumda. Şirket bazında toplam 22,000 olan muhasebe hesap adedi 5,000’e düşmüş durumda. Eskiden tüm verileri kontrol edip, hakedişlere göre fatura hazırlayan ve bu faturaları çapraz kontrol edip müşterilere gönderen muhasebe bölümünün iş yükü çok azalmış durumda. Muhasebe departmanı artık veri girişinden çok otomatik oluşan veriler üzerinden, gerçek işleri olan analiz ve değerlendirmeye kaymış durumda.
Bu analizler sonucunda, müşterilerin bazı isteklerinin periyodik olarak tekrarlandığı görülmüş. Müşterilerden de onay alındıktan sonra, sistemde yapılan bir geliştirme ile bu periyodik istekler için otomatik sipariş açılması sağlanmış. Bu sayede kullanıcıların sistemde açtıkları sipariş sayısı %7 oranında azalmış.
|