TOTAL OIL TÜRKİYE A.Ş. BAŞARI HİKAYESİ
Total , Microsoft Dynamics NAV (Navision) ile Operasyonel Verimliliği Yüksek Bir Ekosistem Yaratan Total, Sistemi Her Geçen Gün Geliştirerek Güncelliğini de Sağlıyor
Total , Microsoft Dynamics NAV (Navision) ile Operasyonel Verimliliği Yüksek Bir Ekosistem Yaratan Total, Sistemi Her Geçen Gün Geliştirerek Güncelliğini de Sağlıyor
Bayilerinin yapısını düzenlemek ve ortak bir muhasebe sistemine geçirmek isteyen Total , Microsoft Dynamics NAV ( Navision) ile şirketin bayileriyle arasındaki iş süreçlerini standartlaştırıp operasyonel verimliliği artırırken güçlü bir ekosistem kurulmasına yardımcı oldu. Distribütör ve kullanıcılardan gelen istekleri kolaylıkla sisteme tanıtabilen Total, sürüm yenileme çalışmalarında Microsoft Dynamşics NAV iş ortağı Pargesoft ile sistemi gözden geçirdi. Geliştirilen sistem sayesinde hem bayi hem merkez tarafında yüksek kullanıcı memnuniyeti sağlandı
Durum
Uluslararası bir enerji devi olan Total Grubuna bağlı olarak kurulan Total Oil Türkiye A.Ş., 1992 yılı itibariyle Türkiye’de Total ve Elf adı altında faaliyet gösteren şirketlerin 2002 yılında birleşmesinin ardından, Totalgaz'ı da bünyesine alarak, tek bir akaryakıt, madeni yağ ve LPG şirketi olarak faaliyet gösteriyor. Uluslararası bir teknoloji devi olan Total, Türkiye'nin de aralarında bulunduğu 140 ülkede yıllık 1.170.000 tonun üzerinde ürünü pazarlıyor. Total Oil Türkiye A.Ş. Menemen’de kurulu 30.000 ton üretim kapasitesine sahip madeni yağ fabrikasının yanında İstanbul Haramidere, İzmit Gebze, İzmir Aliağa, Menemen ve Samsun'da kurulu depolama ve dağıtım tesislerine sahip durumda. Ayrıca gruba bağlı Totalgaz şirketi 350'ye yakın otogaz satış noktası, 1000'den fazla ana ve tali tüplü bayisi ve LPG yan ürünleriyle LPG sektöründe faaliyet gösteriyor.
2005 yılı başında, Türkiye çapında 20 ayrı lokasyonda hizmet veren 14 münhasır bayisiyle distribütör yapısına geçen Total , bayilerinin yapısını düzenlemek ve bir muhasebe sistemine ulaştırmak istiyordu ve bu ihtiyaçları karşılayacak bir ERP çözümüne ihtiyaç duyuyordu. Bayilerinin altyapıları, birçok konuda ve özellikle de elektronik ortamda birlikte çalışmak için yeterli değildi. Her birinde farklı muhasebe altyapısı olması merkezde veri konsolidasyonuna imkan tanımıyordu. Dağıtım ağının kontrol altına alınması ve merkezi yönetimin getireceği diğer önemli faydalardan yararlanılması isteniyordu
Çözüm
Piyasadaki seçenekleri değerlendiren Total , aradığı çözüm için Microsoft Dynamics NAV’ı değerlendirmeye başladı. Microsoft Dynamics NAV’ın bayi yapıına uygun olması ve kullandıkları veritabanı çözümüyle Microsoft Dynamics Nav arasında birtakım öğeleri konuşturabilecek olmaları NAV’ı öne çıkaran özellikler oldu. Mevcut veritabanında takip edilen belli müşteri ve ürün segmantasyonlarının Navision ortamındaki boyutlar kullanılarak bayiler tarafaından daha derinlemesine kullanılması da mümkün olabilecekti. Taşınabilir cihazlar ile mobil kullanıma kolay uyum sağlayabilme de, seçim nedenlerinden bir diğeriydi.
Projeye pilot bir bayide başlandı ve tüm satış, satın alma, muhasebe iş süreçleri analiz edildi. Model oluşturulup, yapı netleştirildikten sonra bu model diğer 13 bayiye aynı şekilde uygulandı. Bayilerden gelen özel istekler olduğunda, belli noktalar kapsam dışı bırakıldı. Bu özel istekler Total tarafından onaylandıktan sonra , uygulamanın özelleştirilmesine yönelik çeşitli işlemler gerçekleştirildi.
Bu süreçte bayilerde segmantasyon çalışması yapılarak hangi bayinin hangi segmentte daha başarılı, hangisinde daha zayıf olduğu belirlendi ve zayıf noktaların üzerine gidilmeye başlandı. Bayilerin iş süreçleri ve kendilerince yaptıkları segmantasyon gözden geçirilerek segmantasyon ve müşteri profili ile ilgili hatalar düzeltildi. OLAP küpleri ile esnek ve gerçek zamanlı erişilebilen bir analiz ortamı oluşturuldu. Yöneticilerin ve ilgili kişilerin, sistemden hangi bayinin, hangi dönemde, hangi üründe, nasıl bir performasa ulaştığını farklı boyut analizleriyle anında görüntüleyebilmesi sağlandı. Böylece Microsoft Dynamics NAV, Total’in satış, pazarlama ve bayi ilişkileri açısından bir karar destek sistemi olarak da yapılandırıldı.
Navision’ın kullanım kolaylığı ve alışılmış Microsoft ekran ve menülerine sahip olması, bayilerdeki kullanıcıların sisteme çabuk uyum göstermesini sağladı. Stok kartlarının ve hareketlerinin tanımlanmasında kullanıcıların gösterdiği hızlı uyum ile, ilk günden itibaren merkezde doğru ve güvenilir bilgi birikmeye başladı.
Yararlar
Daha Net Bir Bayi Profili Tek Bir Ekosistem, Operasyonel Verimlilik
Dağıtım yapısına sahip tüm şirketlerde olduğu gibi Total ’de de ana firma, bayiler ve son müşteri tek bir ekosistem içerisine alınamazsa, arada ciddi kopukluklar olabiliyor. Microsoft Dynamics NAV ile birlikte dağıtım ağındaki tüm taraflar tek bir ekosistem içerisinde birleştirildi ve çok daha yakın bir ilişkiye kavuştu. Dolayısıyla Total artık hem son kullanıcısının hem de bayilerinin nabzını çok daha iyi tutabiliyor. Böylece Total bayilerini daha iyi yönlendirip onların başarısına doğrudan katkıda bulunabiliyor.
Gerçek zamanlı verilerle beslenen, tüm ilişkilerin elektronik ortama taşındığı bu ekosistem aynı zamanda operasyonu daha verimli kılıyor. Total yetkilileri, Microsoft Dynamics Nav’ın sadece bir BT altyapısı sağlamayıp muhasebenin daha iyi takip edilmesini, ürünlerin daha iyi analiz edilmesini, müşteri ve kârlılık durumlarının daha doğru değerlendirilmesini sağlayan ve bir ticari kurumun ihtiyaç duyduğu tüm bakış açısını da yansıtan bir model olduğunu vurguluyorlar.
|